POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
1- Généralités
La présente politique de confidentialité (ci-après désignée la « POLITIQUE ») a pour objectif, d’une part, de formaliser l’engagement du Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal (ci-après désigné le « CCSMTL ») envers la protection des renseignements personnels et d’autre part, de vous informer des pratiques et des engagements du CCSMTL relativement à l’utilisation des renseignements personnels qu’il collecte, extrait, utilise, consulte, communique, conserve et/ou détruit dans le cadre de l’exploitation du site de recrutement (ci-après désigné le « SITE »).
La POLITIQUE s’applique à tout utilisateur du SITE (ci-après « l’UTILISATEUR » ou « VOUS ») accessible depuis l’URL utilisée et exploité par le CCSMTL. Par ailleurs, pour faciliter les recrutements externes et internes, le CCSMTL a recours au logiciel DigitalRecruiters, édité par la société française BANKESS, permettant de diffuser des offres d’emploi, de collecter des candidatures et de les gérer.
2- Portée de la POLITIQUE
La POLITIQUE s’applique à tous les renseignements personnels collectés, extraits, utilisés, consultés, communiqués, conservés et/ou détruits par le CCSMTL via le SITE.
Les « renseignements personnels » sont définis comme étant tout renseignement qui concernent une personne physique et qui permettent, directement ou indirectement, de l’identifier. Ces renseignements incluent notamment, et de manière non limitative, le nom, l’adresse, le code postal, le numéro de téléphone, l’adresse électronique (courriel) et toutes informations retrouvées sur le CV ou autres documents joints (par exemple, les formations et expériences antérieures). Il est possible pour le CCSMTL d’enrichir la candidature d’un UTILISATEUR de toutes informations collectées notamment lors des échanges téléphoniques ou d’entretiens physiques.
3- Collecte des renseignements personnels
Tous les renseignements concernant les UTILISATEURS sont collectés directement auprès de ces derniers. Le CCSMTL s’engage à obtenir obligatoirement de manière manifeste, libre et éclairée le consentement de ses UTILISATEURS et/ou à leur permettre de s’opposer à l’utilisation de leurs renseignements personnels pour les finalités définies à la présente POLITIQUE.
En utilisant le SITE, l’UTILISATEUR CONSENT à ce que ses renseignements personnels soient collectés, extraits, utilisés, consultés, communiqués, conservés et/ou détruits conformément à la présente POLITIQUE.
Le refus de consentir de l’UTILISATEUR pourrait l’empêcher de participer au processus de recrutement auquel il veut participer.
4- Finalités du traitement des renseignements personnels
Les renseignements personnels des UTILISATEURS sont collectés, extraits, utilisés, consultés, communiqués, conservés et/ou détruits pour les finalités suivantes :
- Gestion des candidatures et du processus de recrutement ;
- Communication avec les candidats dans le cadre d’un processus de recrutement ;
- Amélioration des services et des informations proposés sur le SITE ;
- Compilation de statistiques pour l’analyse et l’amélioration du SITE.
Compte tenu de ces finalités, les renseignements personnels seront transmis aux personnes chargées du recrutement au sein du CCSMTL afin d’évaluer les candidatures transmises, au fournisseur de services (DigitalRecruiters) et dans certaines circonstances, à d’autres personnes si cela est requis et permis par les lois et les règlements applicables (par exemple, si le tribunal l’exige dans le cadre d’une poursuite).
5- Utilisation des outils de recrutement
Le CCSMTL agit en qualité de responsable du traitement des renseignements personnels communiqués et BANKESS agit en qualité de sous-traitant.
Compte tenu de sa finalité, consistant à traiter les renseignements personnels de candidats répondant à des offres d’emploi et à l’intégration de renseignements sur les candidats au sein de la CVthèque du CCSMTL, le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes du CCSMTL à savoir la gestion de ses processus de recrutement, ainsi qu’à l’exécution de mesures précontractuelles pouvant exister entre le CCSMTL et les candidats répondant à ses offres d’emploi.
Les renseignements personnels des UTILISATEURS sont hébergés en France.
6- Droits des UTILISATEURS
En communiquant vos renseignements personnels, VOUS déclarez qu’ils sont exacts et que VOUS n’usurpez pas l’identité d’une tierce personne. Il est possible de modifier en tout temps les renseignements personnels retrouvés sur le SITE.
Les UTILISATEURS disposent en tout temps des droits suivants à l’égard de leurs renseignements personnels :
- Le droit d’être informé de leur utilisation, extraction, consultation, communication, conservation et/ou destruction ;
- Le droit d’accéder à leurs renseignements personnels ;
- Le droit de rectifier tout renseignement personnel les concernant, s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
- Le droit de faire supprimer leurs renseignements personnels ou de retirer leur consentement ;
- Le droit de supprimer ou de refuser les témoins de connexion (cookies) ;
- Le droit de porter plainte relativement à la protection des renseignements personnels le concernant ;
- Le droit d’être informé d’un incident de confidentialité impliquant leurs renseignements personnels et qui présente un risque de préjudice sérieux pour eux.
Pour exercer ces droits, les UTILISATEURS doivent envoyer une demande, en justifiant de leur identité, par courrier électronique ou postal au responsable de la protection des renseignements personnels au sein du CCSMTL, fournis à la fin de la présente POLITIQUE.
7- Conservation des renseignements personnels
Conformément aux exigences légales, le CCSMTL conserve les renseignements personnels des UTILISATEURS externes pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ils sont collectés, extraits, utilisés, consultés et communiqués, et ce, au plus tard jusqu’à l’expiration d’une période de 12 mois après le dernier contact avec le service de recrutement. À la suite de ce délai de 12 mois, les renseignements personnels collectés, extraits, utilisés, consultés et communiqués seront détruits définitivement selon les bonnes pratiques sécuritaires, adaptées et raisonnables. Pour les candidats retenus, les renseignements personnels sont conservés dans le dossier de l’employé du CCSMTL et selon le calendrier de conservation prévu.
8- Sécurité
La sécurité, la confidentialité et la protection des renseignements personnels sont importantes pour le CCSMTL. C’est pourquoi le CCSMTL s’engage à assurer le meilleur niveau de protection pour vos renseignements personnels.
Le CCSMTL met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, la confidentialité et la protection des renseignements personnels collectés, extraits, utilisés, consultés, communiqués, conservés et/ou détruits ainsi que de prévenir leur altération, dommage, ou accès par des tiers non autorisés.
9- Témoins de connexion (cookies)
L’utilisation du SITE permet au CCSMTL de compiler automatiquement certains renseignements, soit des témoins de connexion (cookies), qui peuvent inclure notamment l’adresse IP, la zone de géolocalisation, la langue de préférence, le système d’exploitation utilisé, la date et l’heure auxquels le site est accédé.
Il VOUS est possible de refuser les témoins de connexion en ajustant les paramètres de votre navigateur et VOUS pouvez aussi les supprimer en effaçant les données de navigation de votre navigateur.
10- Modification de la POLITIQUE :
Le CCSMTL se réserve le droit de modifier en tout temps le contenu de la présente POLITIQUE afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur. Les UTILISATEURS seront informés des modifications éventuelles par le SITE ou par courrier électronique.
11- Contact
Pour toute question relative à cette POLITIQUE ou pour toute demande relative à vos renseignements personnels, VOUS pouvez nous contacter en envoyant un courrier électronique au responsable de la protection des renseignements personnels au sein du CCSMTL : accesauxdocuments.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca
ou un courrier postal à :
Pour les dossiers administratifs :
Madame Audrey Lemieux
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels au CCSMTL
155, boul. Saint-Joseph Est, Montréal (Québec) H2T 1H4 CANADA.
OU
Pour les dossiers employés :
Madame Lyne Ouellette
Chef de service des avantages sociaux, rémunération et systèmes d’information
4675, rue Bélanger Est Montréal (Québec) H1T 1C2 CANADA.
12- Juridiction et lois applicables
Sans porter atteinte à votre droit d’introduire un recours judiciaire à l’encontre du CCSMTL dans le district judiciaire de Montréal, la présente POLITIQUE est soumise aux lois applicables dans la province du Québec et aux politiques en vigueur au CCSMTL.
La présente POLITIQUE est à jour le 15 février 2024.
© Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal
Ce document peut être reproduit et communiqué au public par quelque moyen que ce soit à des fins éducatives ou non commerciales, à condition d’en mentionner la source. Toute autre utilisation doit faire l’objet d’une autorisation du CCSMTL. Cette autorisation peut être obtenue en formulant une demande à (adresse courriel).